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企业在开始自动化之旅之前要考虑的关键步骤

  

自动化流程在许多业务领域应用中都具有优势。多年来,通过减少人工操作所需的时间和消除人为错误的机会,可以帮助实现可预测的成功,例如航空公司的飞机自动驾驶技术如今已经非常完美。此外自动化流程还具有简化工作流的优势。

将大量重复的工作或耗时的流程实现自动化可以获得更大的收益。对于通常要花费几天时间才能执行或需要持续人工输入的流程来说,实现自动化并不难。如果自动化流程涉及任何机器学习,那么由于模型的训练和部署速度提高,其性能得到提高是很正常的。

很多企业正在将耗时的流程实现自动化以提高效率,并重新分配其资源。将时间回馈给通常执行流程的员工,然后让其用于更具创造性的工作,例如为客户提供更多的服务。反过来,这会让客户更快乐、更忠诚,可能会再次购买企业的产品或向他人推荐。

自动化项目成功的关键标准是可解释性。这可以理解,人们不信任缺乏推理的评估。在欧盟内部,任何对客户有影响的人工决策都具有“可解释”的法律要求(例如GDPR法规第71条款)。因此,无论监管环境如何,都必须解释人工智能带来的结果。

很多企业也在寻求供应商提供的解决方案,这些解决方案可以扩大和改进他们当前已安装的系统和流程,而不是取代。这主要取决于成本和时间;但人工智能在许多情况下仍处于试用阶段。因此,企业需要了解他们提供的解决方案或服务是否符合预期和要求。

什么时候实现以及如何实现自动化

企业在开始自动化之旅之前,第一步是确定哪些流程将从自动化中受益,并评估自动化是否可行。自动化流程具有更高价值的一个很好例子是涉及报告生成的过程。在每次发布报告时,其内容可能会很相似,但是在生成内容(例如度量标准和图表等),将内容添加到报告中以及执行编辑方面仍然需要人工操作。可能无法实现自动化流程的一个示例是动态流程,它依赖于多个部门或许多人员进行处理。

企业的IT团队致力于实现欺诈管理流程的自动化。这是一项艰巨的任务,通过多年的反复试验,将人工流程转变成为每天只需要10分钟的自动化管理流程。有几种欺诈行为自动监控流程和流程管理模式,其中包括欺诈行为的自动发现和管理模式。

虽然这些人工流程一开始可能是可管理的,但随着支付类型和渠道数量的增加,需要更多的员工来管理和监控这些流程可能会很快变得难以管理。随着欺诈行为的增多,更多的规则和模式通常也意味着出现更多的警报,这通常会导致更高的事故发生率。将这两个方面结合起来,管理欺诈的成本可能会变得非常高昂,这就是采用高效的自动化管理流程如此重要的原因。

许多基于规则的欺诈检测解决方案需要近24小时的监控,以确保有效的欺诈检测。即使机器学习完成了一些繁重的工作,仍然需要大量的监控来控制欺诈。

再加上电子支付的兴起,这意味着人工发现欺诈模式和编写有效规则,或创建机器学习模型来打击欺诈可能变得更加耗时。然而,基于人工智能(AI)/机器学习(ML)的欺诈系统正迅速成为打击欺诈的标准。自动化发现欺诈模式并标记某些行为的过程,这些行为一直由分析师检查。

涉及机器学习模型生成的自动化流程也可以提高性能,因为可以创建更多模型,并且只有最佳模型才可以部署到生产中。这个自动化流程可以连续运行,并且不受办公时间的限制。

有效的计划–影响分析

下一步是将要考虑自动执行的每个流程绘制到4个方框中,这将显示要自动化流程的顺序:

•影响小,省力-(快速转换或停止)

•影响大,省力-(快速获得成功)

•影响小,费力-(停止)

•影响大,费力-(需要更长的时间才能获得成功)

值得记住的是,自动化不需要一次性地将整个流程实现自动化。企业可以看到使流程的各部分实施自动化的好处。逐渐使流程自动化可以为其旅程带来巨大的价值,特别是如果选择同时使多个流程自动化。循序渐进的方法还将为企业提供工具和证据,以使相关的利益相关者看到更广泛的自动化活动的价值。

在开始开发自动化工具之前,企业需要决定流程在何处以及如何运行。任何自动化工具都需要部署到适合流程的地方,否则将取代新过程并需要额外的自动化。企业还应该考虑计划使用的自动化工具是否可以用于自动化其他类型的流程,从而增强该工具的功能。

企业需要研究和规划如何使每个流程实现自动化。确定是否可以将任何流程组合在一起并评估其工作方式。这种“尽职调查”将节省大量的工作量,并使企业的团队变得更快更有效。

与中小企业合作

如果企业希望实现自动化流程获得行业专家的帮助,那么向他们咨询是至关重要的,以确保完全了解企业的团队如何执行特定流程,并且采用自动化工具可以实施所有常规操作。例如,他们是否使用从电子邮件下载的电子表格在数据库中执行任务?他们的活动取决于专业知识吗?他们是否希望以后能够更改某些行为?

在编写代码之前,必须充分理解并解决所有这些问题。企业可以随着时间的推移返回并更新工具,但是应该减少这种回溯,以确保使用最有效的系统并获得最大的收益。

专门的自动化团队

尽管不是必需的,但最好成立一个专门的团队来使所有流程实现自动化。像对待任何重要的客户项目一样,为自动化项目分配适当的资源,因为通过自动化几个简单的项目,很可能会看到与来自客户的一些回报。

这听起来可能很简单,但企业自动化流程团队的唯一任务应该是自动化,要让他们将任何重复的或耗时的事物实现自动化。

自动化之旅面临的挑战

企业的自动化之旅并非易事,必须不断学习和探索。有时这意味着出于各种原因不得不回溯并重新开发项目。从获取到获得见识,企业在处理数据的几乎所有方面都面临挑战。

采用产品开发自动化工具会带来一系列问题。企业的团队面临的最大问题之一是设计方法,以减少或完全消除用户交互,同时仍使产品执行用户期望的方式,并在需要时提供选择。

通常情况下,一些企业制定了短期计划,但忽略了长期计划,这意味着花费更长的时间来达到现在的状态。在开始自动化之旅之前,需要记住在开始之前绘制自动化流程,因为可能会发现有几个阶段可以取消。例如,如果企业的目标是将一个由多个步骤组成的大型流程完全实现自动化,那么可能将每个步骤实现自动化。然后确定如何避免单独实施规模较小的流程,因为很有可能需要做进一步的工作才能将这些较小的流程迁移到较大的自动化环境中。

自动化流程是一项漫长且通常艰巨的任务。需要实施全面的计划,但是其好处显而易见。通过适当地实现自动化,企业就会发现其业务流程将变得更加顺畅,员工会变得更加快乐和有效,最重要的是,客户会对企业满足他们的服务要求感到满意。